Registrare i chilometri di lavoro in Italia: a cosa servono davvero

Le guide americane sul mileage log partono da un presupposto che in Italia non esiste: là puoi dedurre una cifra fissa per ogni miglio percorso per lavoro, e quindi il registro dei viaggi vale letteralmente denaro. In Italia no. Qui l'auto si deduce in percentuale sul costo, non a chilometro, e il registro serve a cose diverse.

Serve comunque. Ma se non sai a cosa serve, lo tieni male o non lo tieni affatto.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista.

In sintesi

In Italia non esiste una deduzione forfettaria per chilometro per l'auto di cui sei proprietario. L'art. 164 TUIR (DPR 917/1986) prevede una deducibilità del 20% per l'autovettura a uso promiscuo, entro un tetto di costo, e per gli esercenti arti e professioni limitata a un solo veicolo.

I chilometri contano in tre casi: quando qualcuno ti rimborsa la trasferta, quando si calcola il fringe benefit di un'auto concessa a un dipendente, e quando devi capire il tuo costo reale per corsa o per consegna. Nei primi due casi il riferimento sono le tabelle nazionali dei costi chilometrici elaborate dall'ACI, previste dall'art. 51 comma 4 lett. a) TUIR e pubblicate in Gazzetta Ufficiale: quelle valide per il 2026 sono in Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario n. 40.

E se sei in regime forfettario, il registro non produce nessuna deduzione: le spese non abbattono l'imponibile, che si calcola con il coefficiente di redditività (Agenzia delle Entrate, 2026). Serve solo, ma è già molto, a sapere se il lavoro ti conviene.

Chi guida per lavoro in Italia

Vale la pena essere precisi, perché il pubblico non è quello delle guide tradotte. In Italia Uber non lavora con automobilisti privati: sull'app ci sono autisti NCC, come per il servizio Uber Black, e tassisti, raggiunti tramite la partnership con il network itTaxi rinnovata nel febbraio 2026 (ANSA) e ai quali Uber Italia chiede la licenza taxi tra i requisiti per guidare. Lyft non ha un servizio a proprio marchio in Italia, ma dal luglio 2025 possiede FreeNow, che qui è un'app di chiamata taxi. Quindi le persone che hanno davvero bisogno di un registro chilometrico sono:

• autisti NCC, che usano il veicolo come strumento dell'attività;
• rider e corrieri delle consegne, che usano bici, scooter o auto propria;
• partite IVA di qualsiasi settore che si spostano dai clienti, dal fotografo all'idraulico.

A cosa serve il registro, caso per caso

Le tabelle ACI in due righe

L'ACI elabora ogni anno le tabelle dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli, che vengono pubblicate in Gazzetta Ufficiale entro fine anno per l'anno successivo. Il costo per chilometro varia per modello, alimentazione e percorrenza annua: non esiste un valore unico e chiunque te ne dia uno tondo sta semplificando. Prendi il tuo dalle tabelle in vigore su aci.it, con il modello esatto.

Cosa annotare, in pratica

Anche senza deduzione a chilometro, un registro ben tenuto ti dà il numero che conta davvero: quanto ti costa un'ora di lavoro al netto del mezzo. Le colonne minime sono queste:

Aggiungi accanto le spese vive: carburante, pedaggi, parcheggi, manutenzione, assicurazione, bollo. Ricorda che il carburante è deducibile, per chi è in regime ordinario, solo se pagato con carta di credito, di debito o prepagata (art. 164 comma 1-bis TUIR): il pieno in contanti è denaro uscito che non torna indietro in alcun modo.

Errori più frequenti

1. Copiare il metodo americano. Moltiplicare i chilometri per una tariffa e chiamarla deduzione non funziona in Italia.
2. Fidarsi solo del riepilogo della piattaforma. Mostra i chilometri della corsa o della consegna, non i trasferimenti e le attese.
3. Ricostruire a dicembre. Un rimborso chilometrico contestato si difende con annotazioni fatte al momento, non con la memoria.
4. Non separare privato e lavoro. Se il veicolo è a uso promiscuo, la distinzione serve a te per capire i costi, anche quando la deduzione è forfettizzata al 20%.
5. Dimenticare bici e scooter. Per un rider sono l'attrezzatura principale, e i costi di manutenzione sono continui.

Come si incastra nel calcolo delle imposte

Il costo del mezzo entra nel reddito solo in regime ordinario, e solo nelle percentuali dell'art. 164 TUIR. Da lì il reddito imponibile passa all'IRPEF a scaglioni e ai contributi. Nel forfettario il percorso è un altro: coefficiente sul compenso, contributi dedotti, imposta sostitutiva. In entrambi i casi le due date da tenere d'occhio sono il 30 giugno e il 30 novembre, spiegate nella guida ad acconti e saldo.

Se il problema è ricordarsi di aggiornare il registro, TaskDrain può mandare un promemoria a fine giornata.

Il foglio

Rideshare Driver Tax & Mileage Tracker di sheetfolk costa $11 una tantum e collega viaggi, compensi per piattaforma, spese e accantonamento. Va detto com'è. Il modello è costruito su base statunitense e la scheda Tax Set-Aside calcola l'imponibile come incassi meno spese deducibili meno deduzione chilometrica: quella sottrazione, in Italia, non esiste.

Quindi: porta a 0 la cella della tariffa chilometrica, così la riga della deduzione a miglio smette di inquinare i totali, e usa la scheda dei viaggi solo per contare i chilometri e calcolarti il costo reale con le tabelle ACI. Se sei in forfettario ignora anche il valore "Taxable Profit" e applica la percentuale a compensi per coefficiente, meno i contributi versati. In regime ordinario la parte spese è più vicina alla tua, ma la riga chilometrica resta da azzerare. Il file gira in Google Sheets ed Excel e il formato valuta si porta a euro con Formato, Numero, Valuta in Google Sheets, dopo aver caricato il file .xlsx su Drive e scelto Crea una copia.

Domande frequenti

Posso dedurre i chilometri invece dell'auto? No, non per il veicolo di cui sei proprietario. La deduzione è quella dell'art. 164 TUIR, in percentuale ed entro il tetto di costo.

Le tabelle ACI valgono per me che sono autonomo? Valgono per quantificare rimborsi chilometrici e fringe benefit. Se un committente ti rimborsa la trasferta, sono il riferimento. Fai confermare l'uso corretto nel tuo caso.

Se sono in forfettario ha senso tenere il registro? Ai fini fiscali no, ai fini della sopravvivenza sì. Senza costo per chilometro non sai se una consegna a 3 euro ti sta pagando o ti sta costando.

Quanto spesso devo aggiornarlo? Ogni giorno di lavoro, cinque minuti a fine turno. Qualsiasi altra frequenza si trasforma in ricostruzione.

Conclusione

In Italia il registro chilometrico non è una macchina da deduzioni, è uno strumento di gestione con un uso fiscale specifico e limitato. Tenerlo per il motivo giusto è quello che lo rende utile invece che un compito in più.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista. Percentuali, tetti e tabelle cambiano ogni anno. Conferma i valori in vigore su agenziaentrate.gov.it e aci.it.

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