Il foglio spese per fotografi con categorie italiane, INPS e acconti

Quasi tutti i fogli spese che si trovano in giro hanno una sola scheda: data, descrizione, importo. Vanno bene per una lista della spesa. Non vanno bene per un fotografo italiano, dove ogni cliente paga acconto e saldo, i contributi INPS sono una voce grossa e prevedibile, e i versamenti al fisco cadono a giugno e a novembre invece che quando ti fa comodo.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista.

In sintesi

Le categorie che servono davvero in Italia sono sette: attrezzatura, software, studio, trasferte, assicurazione, formazione, marketing. A queste si aggiungono due voci che non sono spese ma vanno accantonate come tali: contributi INPS e imposta dovuta, cioè imposta sostitutiva nel forfettario o IRPEF nel regime ordinario.

Attenzione a un punto che cambia tutto: nel regime forfettario queste spese non abbattono l'imponibile. Il reddito si calcola applicando ai compensi il coefficiente di redditività, 78% per le attività fotografiche (Allegato 4 alla legge 190/2014, Agenzia delle Entrate). Il foglio serve comunque, ma serve a capire il tuo margine reale, non a fare deduzioni.

Freelance Photographer Tax & Expense Tracker di sheetfolk costa $12 una tantum, ma va detto cosa non fa. È costruito su base statunitense: la scheda Tax Set-Aside calcola l'imponibile come incassi meno spese deducibili meno deduzione chilometrica, cioè con la logica americana. In forfettario quel numero non è la tua base imponibile: ignora il "Taxable Profit", porta a 0 la cella della tariffa chilometrica e applica la percentuale a compensi per coefficiente, meno i contributi versati. In regime ordinario la logica delle spese è più vicina, ma la riga chilometrica va comunque azzerata. Le schede compensi e spese restano utili così come sono, gira in Google Sheets ed Excel e il formato valuta si porta a euro con Formato, Numero, Valuta in Google Sheets, dopo aver caricato il file .xlsx su Drive e scelto Crea una copia.

Le categorie, e cosa ci metti dentro

Nel regime ordinario le prime sette si deducono analiticamente e si dichiarano nel quadro RE; i forfettari compilano il quadro LM (Agenzia delle Entrate, istruzioni Redditi PF 2026). I beni strumentali con costo unitario fino a 516,40 euro si deducono per intero nell'anno, sopra si ammortizzano, e i beni a uso promiscuo entrano al 50% (art. 54-quinquies TUIR). La soglia di 516,46 euro che si legge spesso è quella dell'art. 102 comma 5 TUIR e vale per le imprese, non per gli esercenti arti e professioni.

Le quattro schede

1. Compensi: data, cliente, tipo di servizio, acconto, saldo, data incasso, totale.
2. Spese: data, categoria, descrizione, importo, con una colonna per il regime in cui è deducibile.
3. Contributi e imposte: contributi INPS versati, acconti versati, saldo previsto.
4. Riepilogo: totali per categoria con SUMIFS e margine per servizio.

La guida alle formule Google Sheets copre SUMIF, SUMIFS e i totali per categoria, che sono l'80% del lavoro.

Perché serve la scheda compensi per cliente

Una singola colonna "entrate" non dice chi deve ancora saldare. In un matrimonio l'acconto arriva alla prenotazione, spesso con dodici mesi di anticipo, e il saldo poco prima dell'evento. Se non separi le due righe, a fine anno non sai quale servizio ha davvero prodotto cassa e quale ha solo prodotto lavoro.

Perché serve la riga INPS

Per il 2026 la Gestione Separata INPS chiede il 26,07% ai liberi professionisti privi di altra tutela previdenziale obbligatoria, con minimale a 18.808 euro e massimale a 122.295 euro (INPS, circolare n. 8 del 3 febbraio 2026). Chi è inquadrato come artigiano o commerciante paga invece un contributo fisso annuo sul minimale, 4.521,36 euro per gli artigiani e 4.611,64 euro per i commercianti, più il 24% o il 24,48% sul reddito eccedente il minimale, che diventano 25% e 25,48% oltre la seconda fascia di 56.224 euro (INPS, circolare n. 14 del 9 febbraio 2026).

In entrambi i casi è una cifra a quattro cifre che arriva con il suo calendario. Metterla in una riga del foglio, mese per mese, è la differenza tra un versamento previsto e un versamento subito.

Esempio: un matrimonio dall'inizio alla fine, in forfettario

I 700 euro di costi non riducono l'imponibile: il reddito resta 1.950 euro perché nel forfettario decide il coefficiente. Ma i 700 euro escono davvero dal conto, ed è per questo che il foglio deve registrarli comunque. Su quei 1.950 euro si calcolano poi imposta sostitutiva e contributi, con le aliquote della tua posizione.

Cosa cambia nel regime ordinario

Stesso foglio, lettura diversa: i 700 euro diventano deduzioni, l'attrezzatura entra in ammortamento e la colonna "deducibile" della scheda spese comincia a lavorare. Vale la pena tenere la stessa struttura in entrambi i casi, perché il confronto tra i due regimi lo si fa proprio con questi numeri. Le differenze sono spiegate nella guida sulle tasse per fotografi in Italia.

La routine

Quindici minuti a settimana, sempre lo stesso giorno. Inserisci le spese della settimana, aggiorna gli incassi, controlla chi deve saldare. Se il problema è ricordarsene, TaskDrain può mandare un promemoria ricorrente.

Domande frequenti

Se sono in forfettario, che senso ha registrare le spese? Due: capire il margine reale per servizio e sapere se il forfettario ti conviene ancora. Con costi alti l'ordinario può pagare di più, ma il confronto si fa solo con dati veri.

Posso usare l'estratto conto al posto del foglio? Mostra i movimenti, non la categoria né il cliente. Dovrai comunque classificare a mano, e lo farai a dicembre invece che a settembre.

Il modello è in dollari, funziona in Italia? In parte. Il formato valuta si porta a euro con Formato, Numero, Valuta in Google Sheets, dopo aver caricato il file .xlsx su Drive e scelto Crea una copia. La percentuale di accantonamento la imposti tu. Ma il calcolo dell'imponibile no: la scheda Tax Set-Aside sottrae spese e deduzione chilometrica agli incassi, che è la regola americana. In forfettario quel numero va ignorato e la percentuale va applicata a compensi per coefficiente, meno i contributi versati.

Devo separare IVA e imponibile? Nel forfettario non addebiti IVA. Nel regime ordinario sì, e allora la colonna imponibile e la colonna IVA vanno tenute distinte fin dall'inizio.

Conclusione

Il foglio giusto per un fotografo italiano non è quello con più colonne, è quello che parla la lingua del tuo regime: coefficiente o costi analitici, INPS, acconti. Freelance Photographer Tax & Expense Tracker di sheetfolk costa $12 una tantum e collega compensi, spese e accantonamento in un riepilogo unico.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista. Coefficienti, aliquote, minimali e soglie cambiano ogni anno. Conferma i valori in vigore su agenziaentrate.gov.it e inps.it.

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