Il foglio di calcolo per autisti NCC e rider: cosa deve contenere

Cerchi un foglio gratuito per gestire i conti da autista o da rider e trovi quasi solo modelli americani, costruiti sul mileage log e su una deduzione a miglio che in Italia non esiste. Non abbiamo trovato un modello gratuito pensato sulle regole italiane che valga la pena consigliare, quindi questa guida non è una recensione: è lo schema per costruirtelo, più il nostro modello se preferisci partire da qualcosa di già fatto.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista.

In sintesi

Il foglio deve rispondere a tre domande, in quest'ordine: quanto ho incassato per piattaforma, quanto mi è costato davvero il mezzo, quanto devo mettere da parte per imposte e contributi.

La struttura cambia a seconda del regime. In forfettario le spese non riducono l'imponibile: il reddito si ottiene applicando ai compensi il coefficiente di redditività del tuo codice ATECO e l'unica deduzione è quella dei contributi previdenziali obbligatori versati (Agenzia delle Entrate, 2026). In regime ordinario le spese si deducono, ma l'auto a uso promiscuo si ferma al 20% entro un tetto di costo (art. 164 TUIR).

E poi ci sono le due date che contano: 30 giugno per saldo e primo acconto, 30 novembre per il secondo acconto (Agenzia delle Entrate, scadenzario 2026).

Chi è il pubblico, davvero

In Italia Uber non lavora con automobilisti privati: opera con autisti NCC, come per il servizio Uber Black, e con tassisti, tramite la partnership con il network itTaxi rinnovata nel febbraio 2026 (ANSA); la pagina dei requisiti per guidare di Uber Italia chiede infatti agli uni il Certificato di Abilitazione Professionale e agli altri la licenza taxi. Lyft non ha un servizio a proprio marchio in Italia, ma dal luglio 2025 possiede FreeNow, che qui funziona come app di chiamata taxi. Le persone che hanno bisogno di questo foglio sono quindi autisti NCC e tassisti, rider e corrieri che lavorano con Glovo, Deliveroo o Just Eat, e in generale chiunque abbia una partita IVA e usi un mezzo per lavorare.

Perché i modelli gratuiti americani non funzionano qui

Sono costruiti attorno a una colonna che moltiplica le miglia per una tariffa e produce una deduzione. In Italia quella riga non esiste: l'auto si deduce in percentuale sul costo, non a chilometro, e i chilometri servono per i rimborsi e per il fringe benefit, con riferimento alle tabelle ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale (per il 2026, GU n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario n. 40).

Il risultato è che un modello tradotto ti dà un numero che sembra una deduzione e non lo è. Meglio nessuna colonna che una colonna sbagliata.

Le cinque schede

1. Compensi

Data, piattaforma, numero di corse o consegne, lordo, trattenute della piattaforma, netto accreditato. Tenere le piattaforme separate è l'unico modo per scoprire, dopo tre mesi, quale ti paga davvero.

2. Chilometri e tempo

Data, chilometri percorsi, ore online, motivo. Non produce una deduzione, produce il tuo costo per chilometro e il tuo compenso orario reale, che sono i due numeri su cui decidi se accettare un turno.

3. Spese

Data, categoria, importo, metodo di pagamento. La colonna del metodo di pagamento non è pignoleria: per chi è in regime ordinario il carburante è deducibile solo se pagato con carta di credito, di debito o prepagata (art. 164 comma 1-bis TUIR).

Categorie utili: carburante o ricarica, manutenzione e gomme, assicurazione, bollo, revisione, pedaggi, parcheggi, telefono e dati, attrezzatura (zaino termico, supporti, caschi), lavaggio.

4. Contributi

Contributi INPS versati, con date. In Gestione Separata l'aliquota 2026 per i professionisti privi di altra tutela previdenziale obbligatoria è 26,07%, con minimale 18.808 euro e massimale 122.295 euro (INPS, circolare n. 8 del 3 febbraio 2026). Chi è inquadrato come artigiano o commerciante paga invece un contributo fisso annuo sul minimale, 4.521,36 euro per gli artigiani e 4.611,64 euro per i commercianti, più il 24% o il 24,48% sul reddito eccedente il minimale, che salgono al 25% e al 25,48% oltre la seconda fascia di 56.224 euro (INPS, circolare n. 14 del 9 febbraio 2026). L'inquadramento dipende da come è impostata la tua attività e va confermato.

5. Accantonamento

Una sola cella con la percentuale complessiva stimata su imposte e contributi, indicata dal commercialista, e una formula che la applica a ogni incasso: MAX(0; imponibile del periodo) × percentuale.

Esempio: due mesi di consegne, in forfettario

I 780 euro di costi non entrano nel calcolo dell'imposta: escono dal conto e basta. È il motivo per cui il foglio deve registrarli comunque, e il motivo per cui un rider in forfettario con costi alti dovrebbe far rifare i conti sul regime ordinario almeno una volta.

Cosa non mettere nel foglio

• Una colonna "deduzione chilometrica": non esiste per il veicolo di cui sei proprietario.
• Un totale che mescola lordo di piattaforma e netto accreditato: scegline uno e resta coerente.
• Le stesse spese in due schede: se il netto della piattaforma è già al netto delle commissioni, non rimetterle tra i costi.

Il nostro modello, detto com'è

Rideshare Driver Tax & Mileage Tracker di sheetfolk costa $11 una tantum e collega viaggi, compensi per piattaforma, spese e accantonamento fiscale in un unico riepilogo. È costruito su base statunitense: formato dollaro predefinito e scheda chilometrica impostata sul metodo a tariffa per miglio.

Cosa significa in concreto. La scheda Tax Set-Aside calcola l'imponibile come incassi meno spese deducibili meno deduzione chilometrica, cioè con la logica americana, e non con la tua. Per usarlo in Italia: porta a 0 la cella della tariffa chilometrica, così la deduzione a miglio sparisce dai totali; se sei in forfettario ignora il valore "Taxable Profit" e applica la percentuale a compensi per coefficiente, meno i contributi versati; se sei in regime ordinario la parte spese è più vicina alla tua, ma la riga chilometrica va comunque azzerata e restano fuori addizionali e contributi.

Quello che resta utile senza modifiche sono le schede dei compensi per piattaforma e delle spese, e il registro dei chilometri usato per contare i chilometri, non per dedurli. Il file gira in Google Sheets ed Excel e il formato valuta si porta a euro con Formato, Numero, Valuta in Google Sheets, dopo aver caricato il file .xlsx su Drive e scelto Crea una copia.

Se preferisci partire da zero, la guida alle formule Google Sheets copre SUMIFS e i totali per categoria, che sono quasi tutto il lavoro.

La routine settimanale

Dieci minuti, sempre lo stesso giorno: inserisci le spese, aggiorna gli incassi delle piattaforme, controlla il costo per chilometro del mese. TaskDrain può mandare il promemoria ricorrente.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito italiano che consigliate? Non ne abbiamo trovato uno costruito sulle regole italiane che valga la pena consigliare. I modelli gratuiti in circolazione sono quasi tutti tradotti dal mercato statunitense e portano dentro una logica di deduzione a miglio che qui non si applica.

Se sono in forfettario mi serve comunque un foglio? Sì, ma per un altro motivo: sapere se il lavoro rende. Le spese non abbattono l'imponibile, però sono soldi che escono.

Posso usare solo l'estratto conto? Mostra i movimenti, non la piattaforma, non i chilometri e non la categoria. Dovrai comunque classificare, e lo farai nel momento peggiore dell'anno.

Il modello in dollari è un problema? No, a patto di sapere cosa cambia: valuta da riformattare e riga della deduzione chilometrica da ignorare. Il resto della struttura è indipendente dal paese.

Conclusione

Il foglio giusto per un autista o un rider italiano non è quello con più colonne, è quello che non contiene la colonna sbagliata. Registra compensi per piattaforma, costo reale del mezzo, contributi e accantonamento, e le due date di giugno e novembre smettono di essere una sorpresa.

Non è consulenza fiscale: verifica con il tuo commercialista. Aliquote, coefficienti, tabelle e scadenze cambiano ogni anno. Conferma i valori in vigore su agenziaentrate.gov.it, inps.it e aci.it.

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