Hojas de gastos para conductores VTC y repartidores autónomos en España

Quien busca una hoja de gastos para conducir con una aplicación de movilidad o de reparto encuentra casi siempre plantillas estadounidenses: millas, dólares y una deducción por milla que en España no existe. Esta guía parte de la situación real aquí y explica qué debe registrar tu hoja.

Lo decimos sin rodeos: no hemos encontrado ninguna plantilla gratuita hecha para la fiscalidad española de conductores que podamos recomendar después de revisarla, así que esta guía no compara herramientas gratuitas. Explica qué necesitas y, al final, qué hace nuestra hoja de seguimiento y qué no.

Respuesta rápida

En España, los servicios que reservas desde Uber, Cabify o Bolt se prestan con autorización VTC o con licencia de taxi, según la ciudad y la plataforma, y buena parte de los conductores VTC trabajan como asalariados de las empresas que poseen esas autorizaciones. Si eres asalariado, no deduces gastos: tu empresa puede abonarte una cantidad por kilómetro, exenta hasta 0,26 euros por kilómetro recorrido (Orden HFP/792/2023, en vigor desde el 17 de julio de 2023). Si eres autónomo, con tu propia autorización o como titular de una licencia de taxi, sí llevas tus gastos y presentas modelos trimestrales, y ahí es donde hace falta una hoja seria.

Primero: ¿autónomo o asalariado?

La respuesta cambia todo lo demás, así que conviene tenerla clara antes de montar ninguna hoja.

Conductores VTC y taxi. El servicio requiere una autorización VTC o una licencia de taxi, y las plataformas no suelen ser las titulares: lo son flotas que contratan conductores, en buena medida con contrato laboral, o taxistas que se dan de alta en la aplicación. La proporción exacta entre asalariados y autónomos varía por ciudad y por plataforma, así que no des por hecha la tuya: mira qué figura en tu contrato o en tu alta. Si conduces con autorización propia, o para una flota como autónomo, eres empresario a efectos fiscales.

Repartidores. La Ley 12/2021, conocida como ley rider, introdujo en el Estatuto de los Trabajadores la presunción de laboralidad para quienes reparten productos de consumo cuando la empresa organiza, dirige y controla el servicio mediante gestión algorítmica desde una plataforma digital. Se publicó en el BOE del 29 de septiembre de 2021 y entró en vigor el 30 de septiembre de 2021 (BOE-A-2021-15767). En la práctica, muchos repartidores son asalariados, y quedan autónomos en supuestos concretos.

Otros autónomos con coche. Un comercial, un técnico o un instalador que usa el vehículo para trabajar tiene sus propias reglas, que no son las mismas.

Si eres asalariado, tu hoja sirve para controlar que te pagan bien los kilómetros, no para deducir. Si eres autónomo, sigue leyendo.

Qué debe registrar la hoja de un conductor autónomo

1. Ingresos por plataforma. Con base imponible, IVA repercutido y comisión retenida. Ojo al tipo: el transporte de viajeros y sus equipajes tributa al 10%, no al 21% (artículo 91.Uno.2.1º de la Ley 37/1992). El reparto de mercancías no es transporte de viajeros, así que si repartes comida o paquetería confirma tu tipo con tu gestor. Trabajar con dos aplicaciones a la vez sin separar los ingresos impide saber cuál compensa.
2. Kilómetros con finalidad. No dan una deducción por kilómetro en el IRPF español, pero sí prueban el uso profesional del vehículo, que es lo que sostiene todo lo demás.
3. Gastos del vehículo. Combustible o recarga, seguro, ITV, mantenimiento, neumáticos, peajes, aparcamiento y amortización, cada uno con su base y su IVA.
4. Gastos ajenos al vehículo. Móvil, tasas y licencias, gestoría, cuota del RETA.
5. Los trimestres. IVA del modelo 303 y pago fraccionado del modelo 130.

El punto que más se falla: el vehículo

Aquí hay dos impuestos con dos reglas distintas y se confunden constantemente.

En el IVA, los turismos de uso mixto se presumen afectos a la actividad en un 50%, salvo prueba en contrario, según el artículo 95, apartado Tres, de la Ley 37/1992. Pero los vehículos destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación se presumen afectos al 100%. Un VTC en activo encaja en esa excepción; un coche que usas para repartir y también para llevar a los niños al colegio, no.

En el IRPF, el artículo 22 del Reglamento exige afectación exclusiva para deducir los gastos de un turismo, con una lista corta de excepciones que incluye precisamente el transporte de viajeros mediante contraprestación, el transporte de mercancías con vehículos mixtos y los desplazamientos de representantes o agentes comerciales.

Traducido: un conductor VTC autónomo está en una posición mucho mejor que un autónomo genérico con coche. Pero la prueba sigue siendo tuya, y por eso el registro de kilómetros importa aunque no genere una deducción por sí mismo. Confirma tu caso con tu gestor.

El calendario

Plazos según la Agencia Tributaria (2026). El modelo 130 se calcula al 20% del rendimiento neto acumulado del año menos los pagos fraccionados anteriores (artículo 110.1.a) del Reglamento del IRPF). La exención por tener al menos el 70% de los ingresos con retención no te sirve: el artículo 109.2 de ese Reglamento la reserva a las actividades profesionales, y el transporte y el reparto están en la Sección Primera de las tarifas del IAE, la de actividades empresariales. Cuenta con presentar los cuatro trimestres, también cuando salgan a cero.

Ejemplo de un trimestre

Cifras inventadas para ver la estructura, no una previsión:

La provisión de IRPF se calcula sobre el rendimiento neto, nunca sobre la facturación bruta. Y el IVA cobrado no forma parte de ninguna de esas cifras: se liquida aparte en el 303.

Qué hace nuestra plantilla y qué no

La hoja de seguimiento Rideshare Driver Tax & Mileage Tracker cuesta 11 dólares en pago único y organiza viajes y kilómetros, ingresos por plataforma, gastos con categoría e indicador de deducibilidad y una pestaña de provisión para impuestos con porcentaje editable.

Lo que hay que decir claro: la plantilla está construida en Estados Unidos y no basta con traducir las etiquetas. Su pestaña Trips & Mileage multiplica las millas por una tarifa por milla, y esa deducción entra en el beneficio imponible que alimenta la pestaña de provisión. En España esa deducción por kilómetro no existe. Pon a 0 la celda de la tarifa que hay en la cabecera de esa pestaña. Si la dejas como viene, la hoja resta un gasto que no puedes deducir, el beneficio imponible sale bajo y provisionas de menos. Y aunque pongas la tarifa a 0, la cifra de beneficio imponible de la hoja no es el rendimiento neto de la estimación directa simplificada: vuelve a calcularla con tus reglas antes de llevarla al modelo 130.

Con ese ajuste hecho, el resto funciona igual en Google Sheets y en Excel: el formato de moneda se cambia en Formato > Número, la columna de distancia se reetiqueta en kilómetros y el porcentaje de provisión es una celda editable. Lo que no trae son las columnas de base imponible e IVA que necesita el modelo 303: eso lo añades tú en unos minutos.

Si solo quieres el registro de trayectos, el registro de kilometraje gratuito cubre esa parte, también con la columna en millas por defecto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir tantos céntimos por kilómetro como autónomo? No. Los 0,26 euros por kilómetro son la cantidad que una empresa puede abonar a un trabajador por cuenta ajena sin que tribute (Orden HFP/792/2023). Un autónomo deduce gastos reales justificados, no una tarifa por kilómetro.

¿Necesito registrar kilómetros si mi coche es un VTC? Sí, aunque la deducción venga de los gastos reales. El registro es la prueba del uso profesional.

¿Y si conduzco con dos aplicaciones? Separa los ingresos por plataforma desde el primer día. Es la única forma de ver cuál deja más después de comisiones y gastos.

¿Puedo montar la hoja yo mismo? Claro. El coste no es técnico, es mantenerla al día cada semana.

Conclusión

Antes de buscar plantilla, aclara si eres autónomo o asalariado, porque cambia todo. Si eres autónomo, tu hoja necesita ingresos por plataforma con IVA, gastos del vehículo justificados, un registro de kilómetros que sostenga la afectación y el calendario trimestral dentro.

Para no olvidar las presentaciones, TaskDrain permite crear recordatorios recurrentes ligados a cada fecha.

Aviso: contenido informativo. No es asesoramiento fiscal: confírmalo con tu gestor o asesor. Las reglas del vehículo dependen de tu actividad concreta y cambian.

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