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Cómo registrar los kilómetros de trabajo en España sin perder la deducción
Registro de kilómetros en España: los 0,26 €/km exentos del trabajador, la afectación del vehículo del autónomo y qué anotar en cada trayecto.
Conducir por trabajo genera gastos, pero en España el kilómetro no se convierte en deducción de la misma manera para todo el mundo. Un asalariado y un autónomo tienen dos mecanismos distintos, y confundirlos es la forma más rápida de perder dinero o de anotar algo que no se sostiene ante una comprobación.
Respuesta rápida
Si eres trabajador por cuenta ajena, tu empresa puede compensarte los desplazamientos y esa cantidad está exenta de IRPF hasta 0,26 euros por kilómetro recorrido, más peajes y aparcamiento justificados, siempre que se acredite la realidad del desplazamiento. La cuantía subió desde los 0,19 euros anteriores por la Orden HFP/792/2023, en vigor desde el 17 de julio de 2023 (BOE, 2023). Lo que exceda de esa cantidad tributa.
Si eres autónomo, no existe una tarifa por kilómetro que puedas deducir: deduces gastos reales del vehículo, y solo si el vehículo está afecto a la actividad según las reglas del IRPF. El registro de kilómetros no genera la deducción por sí mismo, pero es la prueba que la sostiene.
Los 0,26 euros por kilómetro: quién los cobra
Es una regla de rendimientos del trabajo, no de actividades económicas. La empresa abona al empleado que se desplaza fuera del centro de trabajo una cantidad por kilómetro; hasta 0,26 euros por kilómetro está exceptuada de gravamen, y a partir de ahí el exceso se integra en la nómina como retribución.
Esto afecta a muchos conductores VTC y a muchos repartidores en España, porque una parte importante de ellos son asalariados de flotas o de plataformas. Si es tu caso, tu registro de kilómetros sirve para comprobar que te están abonando lo que corresponde y para justificar el desplazamiento, no para restar gastos en una declaración de actividad.
El autónomo: primero la afectación, después los gastos
Para un autónomo, la pregunta no es cuántos kilómetros hiciste, sino si el vehículo está afecto a la actividad.
El artículo 22 del Reglamento del IRPF exige que un turismo se destine exclusivamente a la actividad para poder deducir sus gastos, y establece excepciones tasadas. Entre ellas están los vehículos mixtos dedicados al transporte de mercancías, los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación, los de enseñanza de conductores, los de desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales y los destinados a cesión de uso habitual y onerosa.
Un conductor VTC autónomo encaja en la excepción de transporte de viajeros. Un fotógrafo, un diseñador o un repartidor con su propio coche de uso mixto, en general no, por mucho que conduzca por trabajo.
En el IVA la regla es distinta y más generosa: el artículo 95, apartado Tres, de la Ley 37/1992 presume que un turismo de uso mixto está afecto al 50%, salvo prueba en contrario, y presume el 100% para los vehículos destinados al transporte de viajeros mediante contraprestación. Que puedas deducir la mitad del IVA de una reparación no significa que puedas deducir ese gasto en el IRPF: son dos impuestos con dos criterios.
Qué anotar en cada trayecto
Da igual la herramienta. El contenido mínimo del registro es el mismo:
- fecha;
- kilómetros al inicio y al final, o kilómetros recorridos;
- origen y destino;
- motivo profesional concreto, con el cliente o el encargo;
- peajes y aparcamiento del trayecto, con su justificante.
Anótalo el mismo día. Un registro creado sobre la marcha vale como prueba; una reconstrucción hecha en abril a partir de extractos bancarios es una prueba débil y así la tratará una comprobación.
El hueco que deja el historial de la aplicación
Si trabajas con una aplicación de movilidad o de reparto, su historial suele mostrar solo el trayecto con pasajero o con pedido. Puede no reflejar el recorrido entre una entrega y la siguiente, ni el tiempo conectado esperando asignación, ni el desplazamiento inicial hasta la zona de trabajo.
| Solo historial de la app | Registro propio del ejemplo | |
|---|---|---|
| Kilómetros con servicio | 19.000 | 19.000 |
| Kilómetros entre servicios y en espera | no constan | 5.600 |
| Total anotado | 19.000 | 24.600 |
Cifras inventadas para ilustrar el hueco, no una media del sector. La diferencia importa aunque no exista deducción por kilómetro: cuanto mayor sea la proporción documentada de uso profesional, mejor sostienes la afectación del vehículo y el porcentaje de gastos que deduces.
Tres formas de llevarlo
- Aplicación con GPS. Automatiza el trayecto, pero revisa la clasificación entre personal y profesional y exporta una copia periódica, porque el registro debe seguir siendo tuyo.
- Hoja diaria. Fecha, kilómetros de inicio y fin, destino y motivo. Es manual, transparente y fácil de respaldar.
- Las dos. GPS como registro principal y una hoja para conciliar totales con ingresos y gastos del trimestre.
La hoja de seguimiento Rideshare Driver Tax & Mileage Tracker cuesta 11 dólares en pago único y reúne trayectos, ingresos por plataforma, gastos y provisión para impuestos. La plantilla está construida en Estados Unidos y trae un cálculo que aquí sobra: su pestaña Trips & Mileage multiplica las millas por una tarifa por milla y resta esa deducción del beneficio imponible que alimenta la provisión. Pon a 0 la celda de la tarifa, porque esa deducción por kilómetro no existe en España y sin ese cambio la hoja provisiona de menos. Aun con la tarifa a 0, no traslades la cifra de beneficio imponible de la hoja al modelo 130 sin recalcularla con las reglas de la estimación directa simplificada.
Hecho eso, funciona igual en Google Sheets y en Excel: la etiqueta de la columna se cambia a kilómetros, el formato de moneda se ajusta en Formato > Número y el porcentaje de provisión es una celda editable. Si solo necesitas el registro de trayectos, el registro de kilometraje gratuito cubre esa parte, también en millas por defecto.
Errores frecuentes
- Aplicar la tarifa de 0,26 euros por kilómetro siendo autónomo, cuando esa regla es para trabajadores por cuenta ajena.
- Deducir combustible y seguro de un turismo de uso mixto sin comprobar antes la regla de afectación exclusiva del IRPF.
- Mezclar recados personales con trayectos de trabajo en el mismo registro.
- Reconstruir meses después en lugar de anotar el mismo día.
- No guardar copia de seguridad del registro ni de los justificantes de peajes.
Cómo encaja en el resultado del año
Los gastos del vehículo, cuando son deducibles, reducen el rendimiento neto junto con el resto de gastos de la actividad. Sobre ese rendimiento neto se calcula el pago fraccionado del modelo 130, al 20% acumulado (artículo 110.1.a) del Reglamento del IRPF), y no sobre la facturación bruta. La lista de gastos deducibles al conducir y la calculadora trimestral conectan las dos partes.
Un aviso al terminar la jornada funciona mejor que la memoria: TaskDrain puede programar el recordatorio de anotar los kilómetros del día.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar 0,26 euros por kilómetro a mi cliente si soy autónomo? Puedes facturarle lo que acordéis, pero eso es un ingreso más de tu actividad, con su IVA, no una cantidad exenta. La exención es una regla de nómina.
¿Sirve el historial de la aplicación como registro? Ayuda, pero suele estar incompleto y no es tuyo. Guarda tu propio registro y sus copias.
¿Y si uso el coche a medias? Anota los dos usos y calcula el porcentaje profesional. Después consulta si tu actividad permite deducir esa proporción, porque en el IRPF el turismo de uso mixto es el caso más restringido.
Conclusión
El objetivo no es un registro perfecto, sino uno creado a tiempo, con motivo profesional concreto y separado del uso personal. Antes de anotar nada como deducible, comprueba si tu situación es la de un trabajador con dietas exentas o la de un autónomo con gastos reales.
Aviso: contenido informativo. No es asesoramiento fiscal: confírmalo con tu gestor o asesor. Las cuantías y las reglas de afectación cambian; verifica en la Agencia Tributaria.