Reserva trimestral no Google Sheets para independentes em Portugal

Quem passa recibos verdes em Portugal não tem uma retenção que resolva tudo no fim do mês. Tem três contas separadas a bater à porta em calendários diferentes: a Segurança Social todos os meses, o IVA de três em três meses se estiver no regime normal, e o IRS em pagamentos por conta a meio do ano mais o acerto da Modelo 3. Uma folha simples evita que o dinheiro de uma pague a outra.

Não é aconselhamento fiscal: confirme com o seu contabilista.

Resumo

A estrutura mínima não é "lucro vezes uma percentagem". São três reservas paralelas, alimentadas todos os meses a partir do que faturou, com datas fixas de saída. A percentagem de cada uma depende do seu regime, do seu coeficiente e do seu escalão, por isso vive numa célula editável e é o seu contabilista que a confirma.

As três obrigações e as suas datas

Os prazos acima são os publicados pela Autoridade Tributária e pelo Instituto da Segurança Social em 2026. Confirme-os no ano em que declarar.

Segurança Social: a conta mais previsível

Segundo o guia prático dos trabalhadores independentes do Instituto da Segurança Social, o rendimento relevante é 70% do valor das prestações de serviços do trimestre, e 20% no caso de produção e venda de bens ou de atividades de restauração e bebidas declaradas como tal. Esse valor divide-se por três para obter a base de incidência mensal, e a taxa contributiva dos trabalhadores independentes é de 21,4%.

O mesmo guia fixa uma contribuição mínima de 20 € por mês quando não há rendimentos ou o valor apurado fica abaixo disso, e um limite máximo da base mensal de 12 vezes o IAS. O IAS de 2026 é 537,13 €, fixado pela Portaria n.º 480-A/2025/1, de 30 de dezembro. Quem trabalha como independente pela primeira vez só entra na obrigação contributiva no primeiro dia do 12.º mês posterior ao início de atividade.

Há ainda uma isenção que muita gente não reclama. Quem acumula a atividade independente com um emprego por conta de outrem fica isento de contribuir enquanto o rendimento relevante mensal médio, apurado trimestralmente, for inferior a 4 vezes o IAS, desde que as duas atividades sejam prestadas a entidades distintas sem relação de domínio ou de grupo e a remuneração média do emprego seja de pelo menos 1 vez o IAS. Com o IAS de 2026 em 537,13 €, isso são 2 148,52 € e 537,13 €. Se ultrapassar o limite, declara a totalidade dos rendimentos na declaração trimestral seguinte.

Na prática: é uma percentagem conhecida de antemão, aplicada ao que faturou. É a linha mais fácil de automatizar na folha.

IVA: só entra na folha se estiver no regime normal

O artigo 53.º do Código do IVA isenta quem, no ano civil anterior, não ultrapassou 15 000 € de volume de negócios em território nacional e não pratica exportações. Nesse caso não cobra IVA, não deduz IVA e esta reserva não existe.

Se está no regime normal com volume de negócios inferior a 650 000 €, a declaração periódica é trimestral. O valor a entregar é o IVA liquidado menos o IVA dedutível do trimestre. Como o IVA cobrado ao cliente nunca foi seu, a regra prática é retirá-lo da conta corrente no próprio dia em que o recebe.

IRS: pagamentos por conta e o acerto

O artigo 102.º do Código do IRS obriga a três pagamentos por conta, até ao dia 20 de julho, setembro e dezembro. O valor não é estimado por si: é calculado a partir da coleta do penúltimo ano e comunicado na nota de liquidação, e não é exigível quando fica abaixo de 50 €. Quem começou a atividade este ano ainda não tem penúltimo ano, logo não tem pagamentos por conta, mas terá acerto quando entregar a Modelo 3. Note que a Modelo 3 se entrega de 1 de abril a 30 de junho, artigo 60.º, e o imposto apurado se paga até 31 de agosto, artigo 97.º n.º 1 a): reserve para agosto, não para junho.

Sobre quanto reservar: no regime simplificado o rendimento tributável sai da aplicação de um coeficiente ao bruto, segundo o artigo 31.º do CIRS, e só depois se aplicam as taxas progressivas e as deduções do agregado. Não há uma percentagem única. Reserve a sua com o contabilista e guarde-a numa célula, não espalhada por fórmulas.

Não duplicar linhas

Se o seu separador de vendas já subtraiu comissões de plataforma e portes, não volte a lançá-los nas despesas. Escolha um lugar para cada custo. Um cálculo honesto para o trimestre pode ser:

MAX(0, faturação do trimestre) × percentagem confirmada

O MAX evita reservas negativas num trimestre fraco. Filtre sempre por data para não misturar períodos.

A rotina

Feche o mês, confirme o que entrou, alimente as três reservas, e transfira para uma conta separada. Depois marque as saídas: contribuições entre o dia 10 e o dia 20, IVA até ao dia 25 do segundo mês após o trimestre, pagamentos por conta em julho, setembro e dezembro. TaskDrain mantém o lembrete recorrente, mas não determina a obrigação.

O Handmade Shop Bookkeeping Bundle custa 24 dólares, pagamento único, e liga encomendas, inventário, despesas, uma aba de reserva fiscal e um painel. Para quem só quer o registo de rendimentos, o Side Hustle Income Tracker custa 8 dólares.

Uma nota honesta: ambos foram construídos para o mercado norte-americano. Abrem em Google Sheets e Excel, chegam formatados em dólares, e a moeda muda-se nas definições da folha. A aba de reserva tem uma única percentagem editável, pensada para o sistema americano. Para Portugal, o mais próximo é duplicá-la em três linhas, IRS, IVA e Segurança Social, com as percentagens que o seu contabilista confirmar.

Perguntas frequentes

Se tenho retenção na fonte, ainda preciso de reservar para o IRS? Depende. O artigo 101.º do CIRS fixa 23% para as atividades profissionais da tabela do artigo 151.º e 11,5% para as restantes prestações de serviços da categoria B. Se a retenção cobrir o imposto devido, o acerto será pequeno; se não cobrir, a diferença paga-se até 31 de agosto, segundo o artigo 97.º n.º 1 a) do CIRS.

Posso dispensar a retenção? O artigo 101.º-B permite dispensa quando prevê auferir no ano menos do que o limite do artigo 53.º do CIVA, com a menção legal escrita no recibo, e não permite se no ano anterior atingiu esse limite. Reserve na mesma: dispensar retenção não dispensa imposto.

Estas regras valem no Brasil? Não. Este guia é para quem tem atividade aberta nas Finanças em Portugal.

Conclusão

Três reservas, três calendários, uma folha. Alimente-a mensalmente, filtre por data e mantenha as percentagens em células, não em fórmulas. Veja também as despesas de fotógrafos e as deduções de motoristas TVDE.

Aviso: conteúdo informativo, não aconselhamento fiscal, jurídico ou financeiro. Não é aconselhamento fiscal: confirme com o seu contabilista antes de fixar qualquer percentagem ou de efetuar pagamentos.